Bei einer Überlassung von einem Fahrrad kann ein Mitarbeiter für wenig Aufwand ein Wunschrad bekommen. Im Vergleich zu einer direkten Anschaffung durch den Arbeitnehmer kann er insgesamt Einsparung bis zu 40% erhalten.

Ein weiterer Vorteil ist sicherlich, dass ein Arbeitnehmer auch mehrere Räder überlassen bekommen kann. Am Ende der Leasinglaufzeit ist die Übernahme des Fahrrades aus dem Vertrag möglich oder es kann ein neues Rad geleast werden.

Da der Arbeitgeber der Leasingnehmer ist, ist im Falle einer Übernahme des Fahrrades durch den Arbeitnehmer die Differenz zwischen dem vereinbarten Kaufpreis und dem üblichen Marktwert für ein vergleichbares Rad als Lohn zu versteuern. Hierbei ist aber eine pauschale Versteuerung des Differenzwertes durch den Arbeitgeber möglich.

Da der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ermöglicht, sein Wunschrad zu bekommen und dies auch noch zu günstigeren Konditionen, als bei einem Direktkauf durch den Mitarbeiter, wird der Mitarbeiter dies sicherlich als echte Fürsorge empfinden.

Die Mitarbeiterbindung und Mitarbeitermotivation werden steigen und jeder Mitarbeiter wird in seinem Bekanntenkreis vermutlich erzählen, dass sein Chef ihn auf diese Weise unterstützt hat - eine gratis Werbung auf dem Arbeitsmarkt

Radfahrende Mitarbeiter sind gesund (lt. Studien seltener krank), motiviert und ausgeglichen.

Auch die Außenwirkung des Unternehmens wird gestärkt. Es tritt eine Entlastung auf dem Parkplatz ein, da die Mitarbeiter mit dem Rad zur Arbeit kommen, die CO²-Bilanz des Unternehmens bessert sich und das Unternehmen wird als nachhaltiger wahrgenommen.

Der eigentliche Ablauf des Rad-Leasings erfolgt recht unspektakulär. Der Mitarbeiter sucht sich sein Rad aus und der Arbeitgeber least dieses Rad und stellt es dem Mitarbeiter zur Verfügung.

Der Leasingvertrag wird fast immer über eine spezialisierte Unternehmung in Zusammenarbeit mit dem Zweiradhändler abgeschlossen.

Der Arbeitgeber ist der Leasingnehmer, zahlt somit auch die Leasingraten und schließt die notwendigen Versicherungen ab (somit hat der Arbeitgeber diese Kosten dann als Betriebsausgaben).

Achtung: In manchen Tarifverträgen ist die Fahrradüberlassung gesondert geregelt. Daher sollte vor einer Radauswahl immer der gültige Tarifvertrag überprüft werden, wenn ein Tarifvertrag vorhanden ist.

Bei der Fahrradüberlassung an den Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber ergeben sich zwei Möglichkeiten:

Sollte der Arbeitgeber die Kosten für das Rad übernehmen und dem Mitarbeiter das Rad zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn überlassen, so wird dies Radgestellung nicht als Lohnbestandteil gewertet und die Lohn-/Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmer ändert sich nicht.

Die häufigste Variante der Fahrradgestellung erfolgt im Rahmen der Gehaltsumwandlung. Hierbei unterstützt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer in der Form, als dass der Arbeitgeber das Fahrrad least, die Kosten übernimmt und seinem Arbeitnehmer zur Verfügung stellt. Gleichzeitig verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Bruttogehaltes (in der Regel in Höhe der Leasingrate).

• Durch den Gehaltsverzicht verringert sich die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer und für die Sozialversicherungsprämien (hier für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber).
• Mit der Fahrradgestellung muss der Arbeitnehmer bei dieser Regelung die private Nutzung seines Fahrrades versteuern.
• Bei Fahrrädern mit einem Motor, der bis zu 25 km/h unterstützt ist die Bemessungsgrundlage für den geldwerten Vorteil 0,25% des Bruttolistenneupreises.
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden nicht berücksichtigt.
• Gleichzeitig kann der Arbeitnehmer aber in seiner Steuererklärung weiterhin die Entfernungspauschale von 0,30 EUR/km angeben, auch wenn er mit dem Fahrrad zur Arbeit fährt.

(Ein Fahrrad, dass eine höhere Motorleistung hat und bis zu 40 km/h oder schneller fahren kann, wird im Steuerrecht wie ein PKW behandelt. Daher ist hier die 1%-Regel anzusetzen und auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit zu berücksichtigen)

Weil der Arbeitnehmer durch den Gehaltsverzicht nun auf der einen Seite weniger an Bruttolohn hat, auf der anderen Seite aber Lohnsteuer und Sozialversicherungen spart, kommt es zu einer teilweisen Kompensation des Verzichtes und der Nettolohn wird deutlich weniger gemindert, als der Brutto-Verzicht.

Hier ein Beispiel:

• Ein Mitarbeiter bekommt ein Gehalt von EUR 2.500,00 bei Steuerklasse I.
• Er bekommt ein Rad zur Verfügung gestellt im Wert von EUR 3.500,00.
• Der Mitarbeiter verzichtet auf EUR 80,00 monatlich an Bruttolohn.
• Die monatlich Lohnabrechnung berücksichtigt nun für die Lohnsteuer und die Sozialversicherungen (Krankenkasse, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung) nur noch EUR 2.420,00 als Bemessungsgrundlage.
• Gleichzeitig muss die private Nutzung des Rades versteuert werden.
• Hierfür wird von dem Bruttolistenneupreis 0,25% herangezogen.
• In diesem Fall somit EUR 3.500,00 x 0,25% = EUR 875,00;
• gerundet auf volle Hundert Euro: EUR 800,00;
• davon 1%: EUR 8,00

Somit wird nach Berücksichtigung der geringeren Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer und die Sozialversicherungen sowie des geldwerten Vorteils „nur“ EUR 49,11 weniger an Nettolohn ausgezahlt (vgl. die unten stehenden Lohnabrechnungen).

Ein kleiner Tipp: Dienstwagen und Fahrrad können zusammen vom Arbeitgeber an seinen Arbeitnehmer gestellt werden

Auch ein Unternehmer kann ein Fahrrad/E-Bike leasen oder kaufen. Durch den Kauf wird das Fahrrad Betriebsvermögen und muss auf 7 Jahre abgeschrieben werden. Die Abschreibungen, Versicherungen, Inspektionskosten, Reparaturen, etc. sind dann Betriebsausgaben.

Im Falle des Leasing werden die Kosten des Fahrrads ebenfalls Betriebsausgaben. Aus den Kosten des Rades kann der Unternehmer die volle Vorsteuer gelten machen. Hierfür muss aber der Nachweis erbracht werden, dass das Rad mind. 10% betrieblich genutzt wird. Der Nachweis der 10%-Nutzung kann durch "glaubhafte Nachweise" erbracht werden (Fahrtenbuch, Zeugen, „sonstige Nachweise“).

Eine Entnahmebesteuerung (geldwerter Vorteil) für die Einkommensteuer erfolgt nicht (ähnlich wie bei der Radgestellung zusätzlich zum Lohn). Aber: Die Umsatzsteuer auf die Privatentnahme ist zu entrichten.