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Vorabhinweise zur Einführung der e-Rechnung

Das Bundesfinanzministerium hat erste Hinweise zu der ab 2025 geplanten Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich gegeben.

Mit dem Wachstumschancengesetz soll ab 2025 die elektronische Rechnung (e-Rechnung) zum Standard für Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer werden. Dieses Vorhaben basiert auf Plänen der EU und ist der erste Schritt zur Einführung eines nationalen Meldesystems für alle Umsätze, mit dem der Fiskus Umsatzsteuerbetrug bekämpfen will. Bei Lieferungen und Leistungen an Endverbraucher ändert sich dagegen zunächst nichts.

Um das vom Fiskus gesetzte Ziel für die e-Rechnung zu erreichen, muss diese ein strukturiertes elektronisches Format haben, das automatisch weiterverarbeitet werden kann. Es kommt also nicht nur auf einen elektronischen Übermittlungsweg an, sondern ebenso auf die Verwendung des richtigen elektronischen Formats. Reine PDF-Dateien, die bisher gerne als "elektronische Rechnung" zum Einsatz kommen, sind dagegen ab 2025 nicht mehr ohne weiteres zulässig. Auch wenn das Gesetz noch nicht verabschiedet ist, hat das Bundesfinanzministerium vorab Hinweise dazu gegeben, welche Formate für die e-Rechnung künftig anerkannt werden und was Unternehmen jetzt schon bedenken sollten.

Die Finanzverwaltung ist zu dem Ergebnis gekommen, dass eine Rechnung nach dem XStandard oder nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Sofern das Gesetz in diesem Punkt unverändert beschlossen werden sollte, würden daher auch Rechnungen in diesen beiden Formaten ab 2025 die neuen umsatzsteuerlichen Anforderungen für eine e-Rechnung erfüllen.

Diese Aussage ist deshalb von Bedeutung, weil verschiedene Softwarelösungen mindestens eines der beiden Formate schon unterstützen, zumal seit November 2020 alle Rechnungen an Behörden über 1.000 Euro als e-Rechnung nach dem XStandard ausgestellt werden müssen. Das Ministerium weist aber der Vollständigkeit halber darauf hin, dass auch weitere Rechnungsformate die gesetzlichen Anforderungen an eine e-Rechnung erfüllen können. Weil die e-Rechnung zunächst nur für inländische Umsätze obligatorisch sein wird, hat man die Erörterungen bis jetzt aber auf die gebräuchlichsten inländischen Formate beschränkt.

Außerdem hat die Finanzverwaltung entschieden, dass ab der Einführung der obligatorischen e-Rechnung bei einem hybriden Format, das einen strukturierten Teil mit einem für Menschen lesbaren Teil kombiniert (z.B. PDF-Datei mit als XML eingebetteter ZUGFeRD-Rechnung), anders als bisher der strukturierte Teil maßgeblich sein wird. Im Fall einer Abweichung zwischen den beiden Teilen haben dann die Daten aus dem strukturierten Teil Vorrang vor den Daten aus der Bilddatei. An der grundsätzlichen Zulässigkeit eines hybriden Formats ändert dies aber nichts.

Beim EDI-Verfahren ist sich das Ministerium der Bedeutung des Verfahrens für bestimmte Bereiche der Wirtschaft bewusst. Die Finanzverwaltung arbeitet deshalb aktuell an einer Lösung, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll. Dass mit der Einführung des transaktionsbezogenen Meldesystems zu einem späteren Zeitpunkt an bestimmten EDI-Verfahren noch technische Anpassungen vorgenommen werden müssen, kann derzeit allerdings nicht ausgeschlossen werden.

Laut der Entwurfsfassung des Gesetzes können Unternehmen in einem Übergangszeitraum bis Ende 2025 statt einer e-Rechnung auch eine sonstige Rechnung ausstellen. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, gilt diese Übergangsfrist sogar bis Ende 2026. Das Ministerium weist allerdings darauf hin, dass zumindest die Entgegennahme einer e-Rechnung schon ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer verpflichtend sein wird. Die Übergangsregelung betrifft nach derzeitigem Stand nur die Ausstellung einer Rechnung. Wenn der Rechnungsaussteller sich für die Verwendung einer elektronischen Rechnung entscheiden sollte, muss der Rechnungsempfänger diese daher auch entgegennehmen.

Allerdings hat der Bundesrat in seiner Stellungnahme zum Wachstumschancengesetz bereits gefordert, die Einführung der e-Rechnung um zwei Jahre zu verschieben. Um der Wirtschaft genügend Zeit für die Klärung der vielen Anwendungsfragen, die Berücksichtigung branchenspezifischer Besonderheiten und die Anpassung der Geschäftsprozesse und IT-Systeme zu geben, soll daher nach dem Willen des Bundesrats auch der Empfang von e-Rechnungen erst ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend sein.

Der Bundestag hat bereits die generelle Übergangsfrist für die Verwendung einer sonstigen Rechnung um ein Jahr bis Ende 2026 verlängert, allerdings mit der Maßgabe, dass die Ausstellung einer sonstigen Rechnung anstelle einer e-Rechnung in dieser Zeit die Zustimmung des Empfängers voraussetzt. Nachdem der Bundesrat zum Wachstumschancengesetz in seiner November-Sitzung den Vermittlungsausschuss angerufen hat, sind auch bei dieser Regelung noch weitere Änderungen vorstellbar. Über den letztendlichen Einführungszeitpunkt werden die Parla-mente voraussichtlich kurz vor dem Jahresende entscheiden.